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Existe una falta de control y organización en el flujo de pago de facturas de proveedores? Las facturas son perdidas, tiene muchos reclamos de proveedores, se pagan cuentas dos veces o de proveedores inexistentes, muchos recursos alocados en esta tarea? Entonces le sugiero continuar leyendo este artículo, puede ayudarle a encontrar la solución a esos problemas.

Resumamos a continuación las diferentes dificultades que enfrentan las empresas a la hora de gestionar facturas de proveedores.

Recepción distribuida

Las facturas llegan al sector de Pago a Proveedores por diversos medios. Los receptores o mesas de entrada de las facturas no siempre están bien identificados, o bien se encuentran distribuidos en las diferentes sucursales de la empresa, tornando un caos para unificar y enviar esa información para Pagos.

Diferentes formatos

Si la empresa no tiene formalizado el canal de ingreso de las facturas, estas acaban ingresando en diferentes formatos y medios (papel, PDF, imagen, mail, etc.). En la actualidad gracias al régimen de facturación electrónica, un 80% de facturas ya son digitales y en formato PDF. En breve esto va a tender a un 100%, lo que facilitará la implementación de una solución de IT.

Ingreso manual de datos

Una vez que las facturas son recepcionadas, en general son ingresadas a algún sistema o ERP de la empresa. Ese ingreso es realizado via Data-Entry, dedicando muchas horas de trabajo, y posibilitando errores en la carga.

Impresión para aprobación

Para la autorización de pago de las facturas, es muy común que ciertos sectores de la empresa impriman las facturas digitales para luego que sean firmados físicamente por los responsables de dichas compras. Si no son impresas, muchas veces son re-enviadas por mail. Lo que acaba sucediendo son facturas en papel en los escritorios, mails pasados por alto, y facturas sin pagar post su vencimiento.

Solución

Con Treboldocs, la empresa obtendrá en forma inmediata los siguientes beneficios:

  • Unificar la entrada de facturas indicando una casilla de mail como input donde los proveedores deberán enviar las mismas en adjunto.
  • Automatización de carga via OCR, evitando el trabajo de data-entry y posibles errores.
  • Validación de facturas de proveedores, integrando con servicios de AFIP y otros.
  • Gestionar el Workflow de aprobación previo e integración con el sistema ERP.  
  • Tender a un escenario 100% digital, dejando de lado el papel y costos de impresión.
  • Integración con medios de pago. 

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Espero este resumen haya ayudado a conocer los puntos a atacar y despertado interés en conocer mas detalles de la solución Trebodocs.

Contáctenos para solicitar un DEMO, costos y otros detalles.

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El pasado 5 de noviembre hemos realizado
un éxitoso webinar con más de 50 asistentes.
El mismo fue coordinado por el Ingeniero Martin
de la Rosa, quien para esta ocasión, trató la temática "
Cómo administrar eficientemente el Sistema
de Gestión de Calidad de su empresa
".

Dentro del mismo se abordaron las distintas problemáticas que enfrentan las empresas al
administrar y mantener actualizado un Sistema
de Gestión de Calidad, y un enfoque de solución
mediante la implementación del Gestor Documental Trebol.

Repositorio Documental SGC

·         Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.

·         El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.

·         Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

·         Deje a un lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc. Sistematice el alta y tratamiento de Observaciones,    Oportunidades de Mejora y No Conformidades.

·         Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.

·         Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de un Proceso Principal de ejemplo alcanzado por la Norma

·         Paso a paso la configuración del Proceso Principal de Toma de Pedidos y Generación de Ordenes de Servicio.

·         Registros de auditoría de acciones de cada responsable.

·         Integración de mails con el cliente.

·         Tablero de control con los pedidos discriminados por estado.

Ya sea que su empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretenda hacer más eficientes sus procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que le hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en su empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a su empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

Si lo desea, a continuación puede ver online el video con el webinar completo, incluyendo las consultas del auditorio. 

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Becha S.A., empresa argentina dedicada a la señalización vial, reconocida por su cumplimiento con las normas de calidad, se encontraba con la necesidad de gestionar de manera más eficiente su proceso operativo principal. La empresa cuenta con la particularidad de poseer puntos de distribución a lo largo todo el país, por lo que era imperativo optimizar el acceso desde múltiples lugares a la documentación clave de su proceso operativo. Así, para poder alcanzar nuevos estándares operativos depositó su confianza en Trebol.

Actualmente en la etapa pre-productiva, los usuarios ya se encuentran percibiendo:

       ·         El beneficio de  almacenar y administrar sus flujos de trabajo,

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      en un único lugar con acceso distribuido.

·         Optimizar tiempo en la búsqueda de mails y documentos.      

·         Incluso despreocuparse por el olvido de vencimientos claves.

Por otro lado, la gerencia ahora puede detectar de manera ágil quién es el responsable de cada tarea, así como asignarlas a otro operador o delegarlas, evitando dejar las mismas inconclusas. Con Trebol no quedan documentos archivados en el fondo del cajón, ya que cuenta con plazos de ejecución y alertas para las tareas claves. Cada empleando está informado continuamente de sus  tareas pendientes, aumentando notoriamente la productividad de la empresa.

Ligado a las normas de calidad certificadas por la empresa, Trebol pasa a jugar un papel preponderante ya que permite:

·         Automatizar los procesos del negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la empresa.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Ayudar a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.

·         Lograr centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros.

·         Definr alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora

·         Evaluar continuamente el sistema de gestión de calidad.

Agradecemos a Becha S.A. la elección de Trebol para gestionar y optimizar sus procesos de trabajo, e invitamos a las empresas a que nos contacten para asesorarlos en alcanzar los mismos logros.

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El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costes, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental que, en primer lugar, pasa por tener identificados los documentos y las “series documentales” asociados a los procesos de calidad, asegurar su acceso a las personas que deben poder hacerlo, fijar los criterios de conservación o eliminación que hay que aplicar y concretar quién es el responsable de esta gestión.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Paralela a la norma ISO 9000 de calidad, hay la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos).

Esta norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Sin este manual, expresión de que la empresa tiene un Sistema de Gestión Documental, el aseguramiento de la calidad será incompleto. El objetivo es el cambio y la innovación en las actividades identificadas como potenciales mejoras y el reforzamiento de aquellas identificadas como puntos fuertes, siendo la documentación y los datos la herramienta base de este objetivo.  Desde este punto la implantación de Trebol como herramienta de gestión documental se plantea desde una perspectiva doble: la estructuración de la información y la automatización de los procesos de negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la organización. 

 

La implantación de Trebol permite reformular los procesos de negocio integrando todos los roles profesionales. Hecho que establece un seguimiento total de la cadena de valor del negocio, que da un servicio no sólo a la trazabilidad de las operaciones sino también a la toma de decisiones estratégicas. Para más asesoramiento sobre como aplicar Trebol en su empresa puede acceder a nuestro formulario de contacto, o bien comenzar a diagramar sus flujos de trabajo creando una cuenta de evaluación.

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La implementación de sistemas de gestión de calidad ha tomado mucha fuerza en toda América Latina en los recientes años.  Los resultados se ven mejorados por el uso del software adecuado.


A corto plazo, la calidad capta clientes, y a largo plazo, los conserva, generando un vínculo de fidelidad con la marca. Las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión de la calidad, poseen mayores probabilidades de obtener la fidelidad de sus clientes, por lo que una herramienta tecnológica destinada a mejorar este sistema es de una importancia vital para las empresas.

Contar con un software que facilite la implementación de un sistema de gestión de la calidad según los requerimientos del estándar internacional ISO 9001:2008, o que resulte una herramienta para su desarrollo y mejora, es sin duda es una excelente respuesta a la creciente demanda de los mercados, y una demostración de la cabal comprensión acerca del rol que la calidad tiene en la satisfacción total del cliente.

Tanto aquellas empresas que desean poner en práctica los requerimientos que establece la norma internacional ISO 9001:2008, como aquellas que ya lo hicieron y ahora están buscando una herramienta que les facilite las actividades para desarrollo y mejora de su SGC, deberían encontrar claros beneficios en el uso de una solución informática.

Entre estos beneficios, se pueden mencionar:

Para la compañía

·         Promover y verificar el mejoramiento continuo del SGC

·         Garantizar el uso y resguardo adecuados de información sensible para la empresa, como el “know how” desarrollado mediante las mejores prácticas de trabajo, permitiendo la permanencia del conocimiento en la compañía.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Promover la participación del personal en los procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad.

Para el área de gestión de la calidad

·         Dedicar más tiempo en actividades de mejoramiento del SGC

·         Obtener un conocimiento cuantitativo y cualitativo del uso y desempeño del SGC.

Para los usuarios en general

·         Acceder en forma fácil y segura a la información del SGC para integrarlo a las labores diarias.

·         Participar del mejoramiento del SGC de manera sencilla.

La orientación general de los beneficios ya mencionados, consiste en el logro de aumentos de la productividad, disminución de costos, mejoras de la calidad de las operaciones y, sobre todo, crecimiento del grado de satisfacción de los clientes.

Una herramienta tecnológica proporciona las soluciones para estos desafíos, mediante el control y la distribución ágil de la información y una gestión simple y eficiente de la calidad, dentro de un ambiente de colaboración y de mejora continua.

Las indefiniciones en los procesos diarios de una organización deberían ser algo del pasado, pues las organizaciones cuentan actualmente con la tecnología adecuada para automatizar los controles requeridos en todas las etapas de los procesos de gestión [planificación, implementación, seguimiento, medición y mejora] y cumplir totalmente con las normas internacionales existentes, independientemente del tamaño y sector de actuación de la empresa. 

Por lo antedicho, Trebol como software de Gestión Documental se convierte en la herramienta clave para la implementación y mantenimiento exitoso de un Sistema de Gestión de Calidad.

Las organizaciones:

 - Logran centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros;

 - Establecen workflows a medida para el registro de desvíos y no conformidades;

 - Definen alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora;

 - Modelan sus procesos principales a partir de la definición de responsables y tareas, obteniendo un control sobre toda la documentación e hitos alcanzados durante los proyectos comprendidos en el alcance por la norma certificada.

Lo invito a ponerse en contacto para recibir mayor asesoramiento, o bien comenzar la experiencia creando su cuenta de evaluación.

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