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Gestión de Procesos Documentales en la Industria Petrolera

por en Gestión Documental
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A continuación les contaremos un caso de éxito con su correspondiente problemática y la solución brindada por Trébol. 

Problemática

Como gerente de IT de una empresa petrolera líder de LATAM, Gustavo tenía una gran cantidad de objetivos por cumplir. Uno de sus grandes dolores de cabeza era tener que buscar una solución a cada uno de los pedidos para sistematizar tareas y operaciones que estaban por fuera del ERP.

Luego de cotizar customizaciones y desarrollos, se dió cuenta que el camino tenía que ir por otro lado.

El desafío era encontrar una herramienta que le permitiese definir estos procesos y evitar los altos costos y tiempos de implementación en desarrollos o agregados al ERP.

Búsqueda

Ahora el problema de Gustavo era mucho más sencillo: encontrar un único producto que permita ejecutar las operaciones de varios sectores por fuera del ERP. Lo que necesitaba era una herramienta de gestión de procesos.

Luego de buscar e investigar sobre este tipo de soluciones, seleccionó una serie de requisitos que debía encontrar para cumplir con las demandas de sus clientes internos.

  • Contar con formularios para el ingreso de información altamente configurables. Uno de sus requerimientos incluía eliminar el envío de planillas para el alta de proveedores, reemplazándolas por formularios web. Es por esto que el producto debería soportar formularios complejos, con valores de diferentes tipos y dependencias entre los mismos.
  • Poder definir procesos que vinculen múltiples documentos y formularios. Era imprescindible que toda esta información quede bien organizada en un único lugar y evitar tener un mar de documentos perdidos.
  • Tener independencia para manejar las configuraciones sin necesitar transitar el largo camino de presupuestos adicionales por modificaciones a los procesos.

Solución

Luego de evaluar las principales opciones del mercado, Gustavo seleccionó a Trébol ya que cumplía con todos los requisitos, y además contaba con una interfaz de usuario agradable y de gran simplicidad.

 El proyecto de implementación tomó solamente de 2 meses incluyendo el análisis, configuración e implementación de 7 procesos: Solicitud de Notebook, Solicitud de Teléfonos, Solicitud de Tarjeta de Ingreso, Alta de Proveedores, Accesos a Sistemas, Pasajes de Proyectos a Producción y Alta de Usuario.

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Obtención de un ROI del 170% con la automatización de los procesos.
Incremento del 80% en los tiempos operativos.

Finalmente Gustavo logró no solo cumplir con los 3 principales requerimientos de su búsqueda, sino que quedó sorprendido por el alto nivel de adaptación del producto, la flexibilidad del esquema de licenciamiento y el nivel de soporte con tiempos de respuesta mucho más bajos que los esperados.

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Invitado Miércoles, 17 Octubre 2018