5 razones del porque firmas de abogados están implementando gestión de documentos en la nube

Hoy más que nunca, los despachos de abogados están adoptando estrategias de recuperación de desastres (disaster-recovery) y la implementación de planes que permitan a su negocio sobrevivir a un incendio o desastre natural.

Southward Solutions mediante su gestor documental Trebol, ya ha ayudado a grandes y pequeñas firmas de abogados a hacer una transición sin problemas desde sistemas on-premise (instalados en los propios despachos), a la gestión de documentos en servidores en la nube.

Este cambio ha permitido a muchas firmas de abogados hacer más con menos – a aumentar la productividad, tener más movilidad, obtener mayor funcionalidad y al mismo tiempo mantener la seguridad, y tener un programa de recuperación de desastres incorporado.

La transición a la nube cuesta menos, requiere menos hardware, mantenimiento, añade verdadera movilidad y permite múltiples oficinas y que trabajadores remotos puedan colaborar y trabajar juntos en una única plataforma de gestión de documentos.

1. Recuperación de Desastres y Seguridad

Servidores almacenados en una habitación cerrada en el edificio no constituyen un entorno seguro, fiable, o redundante. ¿Puede su empresa continuar en pleno funcionamiento durante o inmediatamente después de un desastre natural o catástrofe ocurrido en su edificio?

Manteniendo su empresa en funcionamiento con redundancia de datos sin importar el clima, desastres naturales o daños físicos en los servidores de misión crítica, le da a su bufete de abogados una clara ventaja.

2. Menor coste total de propiedad (TCO)

Los sistemas basados ​​en servidores tradicionales, requieren que su empresa invierta en comprar, mantener y actualizar servidores, e incurra en los gastos de compra y mantenimiento del software. Estos servidores y software requieren personalización por un equipo técnico o tercera empresa de consultoría.

Con Trebol, no hay gastos de capital o fuerte desembolso en efectivo por adelantado. Como Software-as-a-Service verdadero (SaaS), nuestro servicio en la nube se ejecuta bajo un costo muy predecible por suscripción de usuario que se puede pagar mensual, trimestral o anualmente.

3. Características y funciones

Los sistemas basados ​​en servidores on-premise (en la casa del cliente) requieren actualizaciones constantes a la última versión del software y de este modo aumentan los gastos para mantenerse al día con la tecnología, ultimas funcionalidades y características de la aplicación.

Debido a que Trebol opera como un proveedor SaaS, actualizaciones que ofrezcen las ultimas características y funcionalidades adicionales se aplican en forma transparente y sin costo adicional para nuestros suscriptores.

Algunas de las características que Trebol incluye son: repositorio unificado; etiquetado de metadatos; integraciones MS Office, búsquedas, paneles personalizables, carpetas, gabinetes y bibliotecas, portales de extranet de clientes de colaboración, integracion con mail, seguridad integrada con Active Directory, aplicaciones móviles y el acceso a cualquier dispositivo, de escaneado e imagen, historial de documentos, registros de auditoría; informes administrativos actividad, y mucho más.

4. Quick Time-to-Value

Los sistemas internos basados ​​en servidor son costosos desde el principio, mucho tiempo para instalar y requieren de apoyo de una tercera empresa de consultoría.

El servicio Trebol permite la personalización OnLine, y se puede hacer en cuestión de horas después de lo cual la aplicación, la formación, y la migración de los datos en el sistema podria ocurrir en menos de un mes.

5. Una verdadera movilidad y soporte Multi-Oficina

En la mayoría de los sistemas basados ​​en servidores, la cualidades de movilidad y multi-oficina requieren de servidores adicionales y, posiblemente, un entorno Citrix o una conexión VPN, lo que añade otro nivel de complejidad y mas gastos asociados.

Como un servicio basado en web, Trebol está disponible desde cualquier dispositivo habilitado para Internet, en cualquier lugar del mundo, lo que elimina completamente la necesidad de conexiones virtuales, u otro sistema. Asi, Trebol permite a los bufetes de abogados con múltiples oficinas colaborar y trabajar juntos eficazmente juntos en una única plataforma de gestión de documentos.

Para conocer lo fácil que es dar el paso a la nube contáctese para coordinar una conferencia via Skype en vivo con uno de nuestros ejecutivos y asi poder discutir cómo nuestro servicio puede optimizar su tecnología y mejorar la práctica de su empresa.

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