6 cosas a tener en cuenta para seleccionar un software de Gestión Documental

La buena gestión de la información en su empresa es algo fundamental que mal gestionada puede traer severas consecuencias.

Los documentos críticos de nuestra empresa, nuestros contratos, las facturas, las escrituras, son la base de nuestro conocimiento del negocio y de las relaciones que mantenemos con nuestro entorno. 

Estos documentos deben de ser legibles, exactos y no manipulables por alguien sin autorización. Los empleados deben ser capaces de encontrar aquellos que sean necesarios para sus tareas diarias sin necesidad de estar navegando a través de documentos irrelevantes.

Con el crecimiento de su empresa y el uso cada vez más importante de información en formato digital proveniente de Internet, correos electrónicos, documentos, etc., la información crecerá y lo hará de forma exponencial. Por tanto la centralización y la organización de esta documentación se hace vital.

Para manejar todo esto tenemos la opción de implantar un software de gestión documental como Trebol que nos ayude a gestionar esa información. A continuación se repasaran 6 puntos.

1. Fácil de usar

Algunos empleados, especialmente aquellos que no están muy familiarizados con el uso de documentos digitales, se pueden beneficiar del uso de un software que les ayude guiándoles por los diferentes procesos de captura, indexación, acceso y gestión de la información. Para asegurarse de esto pregunte a sus candidatos a proveedores cosas como:

o    Interfaz simple.

o    Acceso seguro a través de internet.

o    Utilización de una sola contraseña.

o    Funciones y tips básicos de ayuda para los usuarios.

o    Sistema de digitalización de documentos integrados.

2. Seguridad

Los problemas derivados de cambios de normativas acerca de a qué tipo de información puede acceder cada perfil de usuario deben poder ser solucionados fácilmente con este tipo de software. Un simple cambio de permisos en la configuración de los usuarios afectados tendría que hacer que se cumpliera de inmediato la nueva norma.

De igual forma, un cambio de roles de usuarios en nuestra organización también es fácil de implementar. A lo que antes no podía tener acceso ahora sí, y al revés. Si antes no podía dar su aprobación en un determinado paso de un workflow, puede que ahora sí. Y si antes no podía estampar su firma digital, puede que ahora si.

3. Búsqueda de información

¿Sabía usted que las empresas que trabajan con papel pierden el 7,5% de sus documentos y traspapelan temporalmente un 3% adicional? Con la utilización de Trebol se asegura de lo siguiente:

o    Estandarizar las búsquedas de documentación en la empresa.

o    Utilización de menús desplegables que permiten al usuario inexperto una indexación fácil de la documentación.

4. Escalable a futuras necesidades

Las necesidades que tiene usted hoy pueden ser totalmente diferentes a las que tenga dentro de dos o tres años. Tal vez hoy está usted interesado en gestionar solo recursos humanos y cuentas a pagar pero mañana puede necesitar gestionar la totalidad de la información de su empresa:

o    Piense en las posibilidades de integración de Trebol con todas las aplicaciones que se utilizan en su empresa. Aunque en estos momentos no vaya a integrarlos.

o    Unifique toda la información de su empresa que se encuentra dispersa en diversos sistemas.

o    ¿Qué previsión de crecimiento tiene a 3 años vista? ¿y a 5?

5. Políticas de retención de documentación

Dependiendo de su actividad, puede que esté afectado por políticas de retención de documentación que le obliguen a guardar documentación durante muchos años, incluso permanentemente, aunque esta posiblemente no vaya a ser consultada. Un gestor documental como Trebol es capaz de gestionar esto con agilidad, guardando estos documentos por separado pero manteniendo las posibilidades de acceso si fuera necesario.

6. Gestión de e-mails

Sólo el 19% de las empresas capturan sus correos electrónicos importantes para poder gestionar su contenido. No solo eso. Se sabe que casi la mitad de las empresas mantienen los correos electrónicos de los usuarios en carpetas personales no compartidas en ningún servidor y no involucradas en las políticas de copias de seguridad de su compañía. Si este es su caso, está poniendo en riesgo su negocio.

Una mala gestión del correo electrónico obstaculiza gravemente la productividad cuando por ejemplo un empleado se va de vacaciones y sus correos quedan atrapados en sus carpetas personales. Puede que allí haya información crítica, archivos adjuntos importantes como contratos u ofertas de proveedores o a clientes, que no van a poder ser encontrados hasta que el empleado no acuda a su puesto de trabajo.

Con Trebol, usted se asegura que los mails se encuentren indexados, archivados y permite búsquedas en mensajes y archivos adjuntos.

Conclusión

Un software de gestión documental como Trebol mantiene la integridad y/o seguridad de la información que maneja su compañía. Así se asegura de que sus trabajadores tendrán acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que necesiten y a través de un sistema de fácil administración a largo plazo. Los invito a crear su cuenta en Trebol y comprobar todos estos beneficios que nos otorga un software de gestión documental. 

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