Los beneficios de un gestor documental para el sistema de gestión de calidad

La implementación de sistemas de gestión de calidad ha tomado mucha fuerza en toda América Latina en los recientes años.  Los resultados se ven mejorados por el uso del software adecuado.


A corto plazo, la calidad capta clientes, y a largo plazo, los conserva, generando un vínculo de fidelidad con la marca. Las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión de la calidad, poseen mayores probabilidades de obtener la fidelidad de sus clientes, por lo que una herramienta tecnológica destinada a mejorar este sistema es de una importancia vital para las empresas.

Contar con un software que facilite la implementación de un sistema de gestión de la calidad según los requerimientos del estándar internacional ISO 9001:2008, o que resulte una herramienta para su desarrollo y mejora, es sin duda es una excelente respuesta a la creciente demanda de los mercados, y una demostración de la cabal comprensión acerca del rol que la calidad tiene en la satisfacción total del cliente.

Tanto aquellas empresas que desean poner en práctica los requerimientos que establece la norma internacional ISO 9001:2008, como aquellas que ya lo hicieron y ahora están buscando una herramienta que les facilite las actividades para desarrollo y mejora de su SGC, deberían encontrar claros beneficios en el uso de una solución informática.

Entre estos beneficios, se pueden mencionar:

Para la compañía

·         Promover y verificar el mejoramiento continuo del SGC

·         Garantizar el uso y resguardo adecuados de información sensible para la empresa, como el “know how” desarrollado mediante las mejores prácticas de trabajo, permitiendo la permanencia del conocimiento en la compañía.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Promover la participación del personal en los procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad.

Para el área de gestión de la calidad

·         Dedicar más tiempo en actividades de mejoramiento del SGC

·         Obtener un conocimiento cuantitativo y cualitativo del uso y desempeño del SGC.

Para los usuarios en general

·         Acceder en forma fácil y segura a la información del SGC para integrarlo a las labores diarias.

·         Participar del mejoramiento del SGC de manera sencilla.

La orientación general de los beneficios ya mencionados, consiste en el logro de aumentos de la productividad, disminución de costos, mejoras de la calidad de las operaciones y, sobre todo, crecimiento del grado de satisfacción de los clientes.

Una herramienta tecnológica proporciona las soluciones para estos desafíos, mediante el control y la distribución ágil de la información y una gestión simple y eficiente de la calidad, dentro de un ambiente de colaboración y de mejora continua.

Las indefiniciones en los procesos diarios de una organización deberían ser algo del pasado, pues las organizaciones cuentan actualmente con la tecnología adecuada para automatizar los controles requeridos en todas las etapas de los procesos de gestión [planificación, implementación, seguimiento, medición y mejora] y cumplir totalmente con las normas internacionales existentes, independientemente del tamaño y sector de actuación de la empresa. 

Por lo antedicho, Trebol como software de Gestión Documental se convierte en la herramienta clave para la implementación y mantenimiento exitoso de un Sistema de Gestión de Calidad.

Las organizaciones:

 – Logran centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros;

 – Establecen workflows a medida para el registro de desvíos y no conformidades;

 – Definen alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora;

 – Modelan sus procesos principales a partir de la definición de responsables y tareas, obteniendo un control sobre toda la documentación e hitos alcanzados durante los proyectos comprendidos en el alcance por la norma certificada.

Lo invito a ponerse en contacto para recibir mayor asesoramiento, o bien solicitar una demo.

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