El aseguramiento de la calidad y la gestión de los documentos

El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costes, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental que, en primer lugar, pasa por tener identificados los documentos y las “series documentales” asociados a los procesos de calidad, asegurar su acceso a las personas que deben poder hacerlo, fijar los criterios de conservación o eliminación que hay que aplicar y concretar quién es el responsable de esta gestión.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Paralela a la norma ISO 9000 de calidad, hay la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos).

Esta norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Sin este manual, expresión de que la empresa tiene un Sistema de Gestión Documental, el aseguramiento de la calidad será incompleto. El objetivo es el cambio y la innovación en las actividades identificadas como potenciales mejoras y el reforzamiento de aquellas identificadas como puntos fuertes, siendo la documentación y los datos la herramienta base de este objetivo.  Desde este punto la implantación de Trebol como herramienta de gestión documental se plantea desde una perspectiva doble: la estructuración de la información y la automatización de los procesos de negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la organización. 

La implantación de Trebol permite reformular los procesos de negocio integrando todos los roles profesionales. Hecho que establece un seguimiento total de la cadena de valor del negocio, que da un servicio no sólo a la trazabilidad de las operaciones sino también a la toma de decisiones estratégicas. Para más asesoramiento sobre como aplicar Trebol en su empresa puede acceder a nuestro formulario de contacto, o bien comenzar a diagramar sus flujos de trabajo solicitando una demo.

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