Recepcione, gestione y pague facturas en forma eficiente

Existe una falta de control y organización en el flujo de pago de facturas de proveedores? Las facturas son perdidas, tiene muchos reclamos de proveedores, se pagan cuentas dos veces o de proveedores inexistentes, muchos recursos alocados en esta tarea? Entonces le sugiero continuar leyendo este artículo, puede ayudarle a encontrar la solución a esos problemas.

Resumamos a continuación las diferentes dificultades que enfrentan las empresas a la hora de gestionar facturas de proveedores.

Recepción distribuida

Las facturas llegan al sector de Pago a Proveedores por diversos medios. Los receptores o mesas de entrada de las facturas no siempre están bien identificados, o bien se encuentran distribuidos en las diferentes sucursales de la empresa, tornando un caos para unificar y enviar esa información para Pagos.

Diferentes formatos

Si la empresa no tiene formalizado el canal de ingreso de las facturas, estas acaban ingresando en diferentes formatos y medios (papel, PDF, imagen, mail, etc.). En la actualidad gracias al régimen de facturación electrónica, un 80% de facturas ya son digitales y en formato PDF. En breve esto va a tender a un 100%, lo que facilitará la implementación de una solución de IT.

Ingreso manual de datos

Una vez que las facturas son recepcionadas, en general son ingresadas a algún sistema o ERP de la empresa. Ese ingreso es realizado via Data-Entry, dedicando muchas horas de trabajo, y posibilitando errores en la carga.

Impresión para aprobación

Para la autorización de pago de las facturas, es muy común que ciertos sectores de la empresa impriman las facturas digitales para luego que sean firmados físicamente por los responsables de dichas compras. Si no son impresas, muchas veces son re-enviadas por mail. Lo que acaba sucediendo son facturas en papel en los escritorios, mails pasados por alto, y facturas sin pagar post su vencimiento.

Solución

Con Treboldocs, la empresa obtendrá en forma inmediata los siguientes beneficios:

  • Unificar la entrada de facturas indicando una casilla de mail como input donde los proveedores deberán enviar las mismas en adjunto.
  • Automatización de carga via OCR, evitando el trabajo de data-entry y posibles errores.
  • Validación de facturas de proveedores, integrando con servicios de AFIP y otros.
  • Gestionar el Workflow de aprobación previo e integración con el sistema ERP.  
  • Tender a un escenario 100% digital, dejando de lado el papel y costos de impresión.
  • Integración con medios de pago. 

Espero este resumen haya ayudado a conocer los puntos a atacar y despertado interés en conocer mas detalles de la solución Trebodocs.

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