La gestión física de carpetas es historia del pasado, enterate como una empresa de créditos aumentó su eficiencia en el día a día.

A continuación les contaremos un caso de éxito con su correspondiente problemática y la solución brindada por Trebol.

Problemática

El gerente de una empresa de créditos prendarios necesitaba optimizar su forma de trabajo. Actualmente se desarrollaba de la siguiente manera:

  • Concesionarios cargaban físicamente una carpeta con los datos de cada solicitante y toda su documentación para luego ser enviada a una sucursal donde se validaba.
  • Si la documentación se encontraba conforme se cargaba manualmente a Plenario, un sistema de créditos.
  • Si ésta era rechazada volvía para ser corregida y enviada nuevamente para su validación.

El gerente se encontró con que esta forma de trabajo tenía muchas falencias:

  • Nadie podía tener una visión general del estado en que se encontraba cada carpeta, su responsable, ni tampoco era posible ver su contenido en forma inmediata.
  • Era imposible conocer  los “cuellos de botella” del proceso, ya que no se sabía quien tenía asignada una carpeta ni cuánto tiempo le tomaba realizar su trabajo.
  • Para realizar la consulta documental, existían tiempos muertos y retrasos por las idas y vueltas de las carpetas físicas.
  • Las integraciones con los sistemas  de Veraz y Nosis para cada cliente eran manuales y se llevaban a cabo casi al final del proceso.

Solución

Con la implantación de Trebol se logró optimizar todo el proceso, y por consiguiente la  forma de trabajo de la empresa. A continuación algunos de los puntos diferenciadores:

  • De ahora en más, cada solicitud es  cargada directamente en Trebol. Adicionalmente se realiza una validación automática de toda la documentación requerida.
  • Una vez que la documentación es cargada, se asigna a la sucursal y responsable específico para validación, sin causar retrasos por el envío físico de carpetas.
  • Si la documentación es aprobada se carga de forma automática al sistema Plenario.

Además de agilizar el proceso, se mejoraron las siguientes cuestiones:

  • Se pueden hacer búsquedas de forma simple, para ver rápidamente la cantidad de pedidos abiertos por concesionario, o la cantidad de pedidos en un estado en particular.
  • Se permite ver el estado de cada carpeta, junto a su contenido y quien está trabajando con la misma.
  • Se agregó la integración automática con Veraz y Nosis en una etapa temprana del proceso, que permitió contar con informes actualizados recién comenzando con la carga de datos.

Ahora, la gerencia, además de tener una forma de trabajo mucho más eficiente, tiene una visibilidad total del estado de cada carpeta y una visión completa de su negocio.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se encargará de relevar su escenario y mostrarle como Trebol se adapta a su negocio.

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