Facilities Management

Escenario

Una instalación/edificio necesita de mantenimiento. Esos mantenimientos incluyen servicios diarios como ser de limpieza, seguridad, etc. y los respectivos a equipamientos: ascensores, centrales telefónicas, iluminación, etc. A su vez, dentro de los mantenimientos a equipamientos, existen los correctivos y los preventivos.

Todos esos servicios de mantenimiento son contratados a diferentes empresas.

Esas actividades pueden ser agrupadas con el término de Facilities Management o Gestión de Facilidades.

¿Qué es Facilities Management o Gestión de Facilidades?

A continuación algunas definiciones de Facilities Management:

  • El Facility Management es una integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios que apoyen y mejoren la efectividad de las actividades principales. De esta forma, debe cumplir los requisitos básicos de las personas en sus puestos de trabajo, dar soporte a los negocios principales de las organizaciones y aumentar el retorno de capital mediante el uso económico de servicios e infraestructura dentro del marco de procesos planificados, gestionados y controlados.
  • Según la Asociación Internacional de Facility Management (IFMA), ésta es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y de sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y de las tecnologías propias de dichos inmuebles.
  • “Un enfoque integrado para operar, mantener, mejorar y adaptar los edificios y la infraestructura de una organización con el fin de crear un ambiente que apoya firmemente los objetivos principales de esa organización” (Barrett, 1995)
  • Según la normativa Europea en Facility Management 15221/1, el Facility Management se define como “la gestión de inmuebles y servicios soporte”

Problemáticas

Así, la gestión de facilidades, acarrea varias dificultades y/o problemáticas que superar:

  • Dificultad para distribuir las actividades de mantenimiento.
  • Gerenciamiento de indicadores de mantenimiento para tener un control eficaz de las incidencias.
  • Mayor control de la cantidad de incidencias por equipamiento.
  • Falta de un histórico de mantenimientos por equipo. 
  • Desorganización con ordenes de servicio en papel perdidas.

Solución

Implementar Trebol, un software diseñado para la Gestión de Procesos y Documentos, resuelve cada uno de los problemas citados y, a su vez, reduce drásticamente los costos operativos por medio de mantenimientos ejecutados de forma mas eficiente.

Algunos beneficios:

  • Repositorio Documental de Ordenes de Trabajo y Equipos: almacenamiento digital de toda la documentación de los equipos y órdenes de trabajo en un único lugar, y con acceso remoto.
  • Homogeneización del formulario de incidencia: las incidencias sobre equipos son homogeneizadas a través de un mismo tipo de formulario digital.
  • Visualización BIM: Acceso instantáneo a la información de las instalaciones a través de una interfaz 3D/BIM 
  • Consulta del histórico y documentación de un equipo: a través de un celular es posible realizar la lectura de etiquetas QR y acceder remotamente al histórico de órdenes de trabajo y documentación relacionada a un equipo.
  • Creación y cierre de órdenes de servicio: dispensar del papel. La creación de una orden de servicio y su cierre puede ser realizada directamente por el operario desde su celular, así como el acompañamiento por un supervisor.
  • Tableros de control: disponibilidad de indicadores – conocimiento en tiempo real de cantidad de incidencias abiertas, incidencias resueltas por mes, tiempo medio de resolución, distribución de actividades por equipo, y otros.

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