¿Software de Gestión Documental o Google Drive?

Esta suele ser una pregunta muy frecuente a la hora de decidirnos y elegir una forma eficiente de organizar nuestro departamento interno. Actualmente muchas empresas están utilizando Google Drive, o Dropbox, o mismo una carpeta compartida en la Red para gestionar archivos. Con gestionar me refiero a consultar, crear, editar, compartir, imprimir, enviar por e-mail, y cualquier otra Read More …

Workflows documentales – ¿Qué son? ¿Cómo se definen?

Uno de los pilares más valiosos de un Gestor Documental, es el modelado de procesos de negocio. Los procesos se modelan acorde a las necesidades de cada cliente. Un proceso de negocio, dentro del marco de Trebol, es definido como una secuencia de actividades que deben ser ejecutadas para lograr un fin específico para la empresa. Read More …

Control de acceso y seguridad en la gestión documental

La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener bien cubierto cualquier Sistema de Gestión Documental. Dicho Sistema será el guardián de nuestro activo más valioso: nuestro know-how. No todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación, y mucho menos, tener la capacidad de realizardeterminadas acciones en determinados documentos. Cuando hablamos de Seguridad Read More …

10 consejos a tener en cuenta a la hora de digitalizar los documentos de la oficina

No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay algunas “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o Read More …

La importancia de la gestión documental en las empresas

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa. Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa Read More …

Cómo incrementar un 10% los ingresos de su pyme

Más del 83% de los encuestados en un reciente estudio a nivel mundial patrocinado por Ricoh indicó queoptimizar los procesos de negocio de cara al cliente no sólo podría reducir los costes, sino que también podría incrementar los ingresos en una media del 10,1%. Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compañías. Read More …

El verdadero potencial de la digitalización en la oficina

Hay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos. Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es Read More …

Qué importancia tiene la gestión documental para las PyMES?

La gestión documental mejora en primer lugar la productividad y eficacia de la labor administrativa de cada empresa, sin olvidarnos de que mejora altamente la seguridad, gracias a propiciar un correcto manejo de nuestro archivo, y optimiza el rendimiento de dicha organización.  Coordinación y organización  La coordinación del trabajo y del equipo es posiblemente la Read More …

Los mitos más extendidos sobre gestión documental

Hoy en día, algunas empresas ya están instaurando el concepto de oficina sin papeles, pero todavía no es una práctica generalizada. Algunas compañías, y sobre todo las pymes, son, en cierta medida, reacias a su implementación, debido fundamentalmente a ciertos mitos sobre la oficina sin papel que dificultan la adopción de un nuevo sistema de Read More …

Gestión Documental en las Pymes

Actualmente, las PYMES (pequeñas y medianas empresas) están atrapadas en la gestión de multitud de documentos y archivos, y además tienen la necesidad de ser tan productivas como sea posible con un coste mínimo. Todos los documentos y archivos son información valiosa, siempre que se puedan almacenar y acceder a ellos con rapidez y precisión. Read More …